プロジェクトマネジメントを日常業務に！

諸藤さんは、コンサルティング会社やメーカー企業での海外子会社設立など、さまざまなプロジェクトを経験され、現在プロジェクトマネジメントを教えておられますが、これまでのご経験からプロジェクトマネジメントの最も肝となるものは何だと思われますか？

やはり、最初に目標をきちんと設定すること、これが一番の肝だと思います。最初に目標を詰めていないと、
時間がたってもプロジェクトの発注者とプロジェクトの担当者が考える目標に大きなずれが残り、プロジェクトの最終局面でそれに気がついて、本来使わなくて良いお金や時間をかけて修復したり、あるいは失敗に終わったり、後で大変なことになります。目標設定段階での詰めの甘さは、しばしば大失敗につながります。

最初は目標をしっかりと定めず、プロジェクトをやっていきながら目標やスコープを確認していくというプロジェクトもありますが、それについてはいかがでしょう？

確かにＩＴの開発プロジェクトなどでは、システムの大まかな機能だけ決めて、細かな仕様に関しては、プロジェクトは走らせながら前段階の成果物を確定させてから段階を追って決めていくという手法はあります。プロジェクトを進めないと細かい仕様が見えてこないようなものについては、この方法が成り立ちます。しかし、一般的に、プロジェクトにおいては、事前にプロジェクトの目標を確認・検討するという作業とプロジェクト自体を混在させてはいけません。

つまり、プロジェクトの目標を確定させるための作業を、プロジェクトのプロセスの中に入れてしまうと、「何をやるか」がまったく確定していないわけですから、精度の高いスケジュールや予算が組めず、非常にあいまいなプロジェクトになってしまいます。これでは失敗の確率が非常に高くなります。先に述べたITの開発プロジェクトも細かくフェーズを分けて、フェーズの目標を確定させてそのフェーズを進める方法をとっているわけで、決して目標があいまいなまま進めているわけではありません。

プロジェクトを立ち上げたものの、その途中でつまずいてしまう例はいくつもあります。
プロジェクトを完遂させるためのポイントは、どんなところにあるのでしょう？

まず「前で叩く」が基本です。繰り返しますが、プロジェクトを始める前に、しっかり目標設定を行ない、その時点で分かるリスクと解決策を検討しておくことが大切です。

目標設定ができたら、「では始めましょう」と漠然とスタートしてしまうのがよくあるパターンです。具体的に何をやるか細かい作業まで落としておかないと、実際何をすべきかが分からなくなります。
まず「WBS（Work Breakdown Structure）」と呼ばれる、作業を階層化して細かい単位にまで落とし込む組織図状のものを作ります。さらに落とし込んだ細かい単位の作業をどんな順番でやるのかを検討して、「ネットワーク図」を作成し、最後にそれを元にスケジュールに展開していきます。