Eメールの奴隷にならずに、忠実な子分とする方法とは？

そうした未処理のメールは、自分で思っているよりも仕事のパワーを奪っているということにあなたも気付いて驚かれることと思います。

最初に目にした時にメールを処理することが原則ですが、これにはお作法があります。　

人から何か自分にアクションを求められている内容や、特に自分だけのために情報を提供してくれている内容の場合は要注意です。　

特にすばやく返答しましょう。というのも、相手は、少なくとも送ったメールを認知してくれているのかどうかだけは知りたがっていることが多いからです。

その際、返答の内容を考えたり、まとめたりするには、時間を要するものについては、まず「メール頂きましてありがとうございました。しばしお時間頂けますでしょうか？」とか、「後日拝読させて頂きます。ありがとうございました。」とかの言い回しで、まずはお礼あるいは受領確認のメールだけでも打っておくことです。

そして、それらの重要なメールへの本格的な返事や、それ以外のメールへの対応を、一日の内で、処理する時間と回数をあらかじめ決めて、それを守って仕事をすることをお勧めします。

例えば、筆者のケースでは、早朝にまず一回、お昼ごはんを食べ終わって一回、あとは夜に一回の計３回、それぞれ約30分～１時間程度です。

会議や外出などで拘束された場合などは、昼を抜いて早朝と夜の２回だけということもあります。　

それ以外の時間帯は、緊急メールや上記の重要メール以外は、一切相手にせず、メール以外の作業に集中しています。　

このルーティンを守ること。　これが大事なメールの奴隷化から脱出のためのお作法なのです。

このルーティンでも、メールの返信が遅い！などといったクレームは一切発生していません。

読者の方々も呉々もメールの奴隷になることなく、メールを忠実な召使いとして活用されるよう頑張ってください。