朝＆夜メールで時間管理スキルをアップ！

こうして高橋のチーム、メンバー9名の間で、今日行うこと、その時間割、そして実際にどうだったかを、メールを使って送付する「棚卸しシート活動」が始まったのである。それまで個人個人で行っていたToDo管理を電子メールを使うことで、チーム内でお互いの仕事を標準化／見える化したのだった。

「基本ルールは次のようになります。
・LibreOffice Calcで、今日行う仕事の時間割を棚卸シートと呼ぶ表に書きいれる。
・業務終了はMAXで19時までとして時間割を組む。
・上記のデータをコピペし、メールの本文にバリっと貼る。
・これを午前9時15分までにチーム全員に送る。
・実際にどうだったのか（実績）についても、翌日9時15分までに同様の手段で送付する。
こんなふうに毎朝、その日に取り組む仕事を、「何をするのか？」、「どのくらいの時間をかけるのか？」で洗い出し、時間割を作ってチーム内でメール共有し、また一日の終わりには「何をしたのか？」、「何分かかったのか？」　という実績としてまとめ、これもまたメールで共有します。これが習慣化すれば、一人ひとりは仕事を一日単位のPDCAで回せるようになり、メンバー同士はお互いの仕事をフォローし合えるようにもなるのです」

この活動ルールを決めるにあたり、ワーク･ライフ･バランス関連のさまざまな本やWebの記事を参考にしたと高橋はいう。

「でも結局は、メンバーから『やりたい』という意識が沸きでるものでないと長続きしない気がしたので、あれもこれもやろう！と、欲張るのはやめました。一つ取り入れたのは、xx時に帰りますPOPを出すという活動です。これは他の方に「感じ悪い」と思われるんじゃないかと不安なところもありましたが、効果がありそうだったので、思い切って取り入れてみました。xxさんがいるから帰りづらい、という思いが、これでなくなると思いました。朝に宣言しますから、すっきりです。誰かが夜を当てにしてミーティングを入れようとしてても、このPOPが見えるので、その時間内で調整ができるか相談するという流れがこれでできました」

実際にやってみると、スケジュール管理以外にも利点があることがわかった。
「メール本文で送っているので、たとえ斜め読みでも、メンバーが今日何をしようとしているのかがわかります。そのため、助け合いだったり、タスク忘れの指摘だったり、いろいろな面でも良いことが起こりはじめました」。高橋自身はこれをスタートする時、自分の仕事が結果としてなぜ遅いのかを分析してやろう、というシンプルな目的をたてた。そのため、残業や休日を当てにしたスケジュールを立てる習慣をすっぱりやめたのだという。