できる！ビジネスマナーの基本の基　第2回　電話連絡は簡潔に

【電話をかけるときの基本マナー】

急ぎの用件であれば速やかに連絡すべきですが、そうでない内容なら、電話をかけるタイミングを考慮するのが原則です。相手の出社直後や昼休みの前後、退社時刻の間際は避けるようにしましょう。

電話はこちらの都合で相手の時間を取ることになります。ですから、できるだけ簡潔に、短時間ですませるのが基本マナー。

かける前に用件を整理し、できればメモ書きをしておきましょう。話をしながらメモ書きする必要も出てきますから、手元にメモとペン、それからスケジュール表を用意しておくのも大切なポイントです。

相手が出たら「お世話になっております。○○社の××と申します」と、まず名乗り、「○○様はいらっしゃいますでしょうか」と呼び出します。

もし不在の際は、何時ごろ戻るかを確認し、「ではこちらからかけ直します。電話があった旨だけ、お伝えください」と言うのが基本形です。

【電話を受けるときの基本マナー】

電話を受けるときに一番大切なことは「できるだけ速やかに電話に出る」ということ。ビジネスシーンでは、コール3回以内に受けるのが基本です。

3回以上鳴ってから出る場合は、「大変お待たせいたしました」と謝ってから「○○社でございます」と社名を言うようにしましょう。

相手からの名指し人が席にいる場合は「少々お待ちください」と告げ、保留にしてから取り次ぎます。慣れないうちはこの「保留」を忘れることが多いもの。「○○課長、××さんからお電話です」という大きな声が電話を通じて先方に聞こえてしまうのはマナー違反、大変聞き苦しいものです。

名指し人が不在の場合は、用件をメモし、それを必ず復唱するようにしましょう。「折り返しこちらから電話すべきなのか、先方からの電話を待てばいいのか」の確認も必要です。