できる！ビジネスマナーの基本の基　第4回　取引先訪問はアポイントからお礼まで

フレッシュなビジネスパーソンであれば、アポイントをとるところから実際に訪問してコミュニケーションをお客様と円滑に行うという一連のルーティンをこなせるようにならなければなりません。この一連のルーティンにおけるビジネスマナーについてポイントをご紹介します。

【アポイントをとろう】

まず、アポイントですが電話であれ、メールであれ、アポイントを取る際にはお客様の都合を考慮していくつかの候補をあげて時間を設定すべきです。

この候補の中で先方の担当者が社内調整の上、都合のいいところでアポイント時間を設定するのですがここでもう一つ注意すべき点。ＣＣでお客様の担当だけではなく上司にもメールを入れることがあると思いますが、あまりここに上司を使いすぎると担当者の立場がなくなるのでアポイントを取るだけであれば、連絡先はあくまで担当者にしておいた方がよいと思います。先方の社内調整をきちんと円滑にしてもらうための作法としても重要です。もちろん、メールではなく電話の場合も、上役に突然連絡をするのは失礼にもあたることになります。あくまで担当者に気持ちよく動いてもらうための作法として考えたほうがいいでしょう。

あまり面識のないお客様であれば、数日前に電話かメールで時間や場所のリマインドをしておいたり、訪問する際のメンバーを事前に伝えておくことが重要です。もちろんのことですが先方も当方の出席者に合わせて社内のメンバーを調整することになるからです。

【訪問するときは、はやめに行動しよう】

アポイント当日。社会人として当たり前のことですが、訪問場所には10分前にはきちんと到着していることが肝要です。何があるかわかりませんのでいつもはやめの行動を心がけましょう。また、上司、上役と同席する場合には10分といわず、もう少し前に到着していてもいいかも知れません。もちろん、同席者にはわかっていても地図や時間はあらかじめ渡しておくことが重要な気遣いです。

そして、訪問先についてからの作法。たとえ、早めについたとしても受付から担当者を呼び出すのは待ち合わせ時間のせめて5分前程度にしておいた方が無難かです。先方も訪問を受けるにあたって準備がある可能性があり、ぎりぎりまで作業に当たっておると逆に失礼に当たるからです。

こうしてようやく先方とのアポイントが成立して打ち合わせに入ります。初対面であれば上司の紹介や自社の組織の紹介、名刺交換など一通りシミュレーションしておいて自信を持って、現場に赴くことが意外と役に立ちます。

【訪問後はお礼の一言を】

訪問した後、お礼のメールをしましょう。わざわざ、お礼文だけのメールを送らなくても、訪問の結果、打ち合わせの議事録や必要な資料をお送りすることが多いと思いますので、その時に、「お時間をいただきありがとうございました」という一言を添えるだけで、印象が変わります。

ここまでがビジネスパーソンとしてアポイントから訪問までの最低限のマナーになります。この程度はできて当たり前という見方がされますので、フレッシュなビジネスパーソンであれば、これらのポイントを自ら体で覚えてルーティン化できるようにしておきましょう。