プロジェクト管理：ガーベージコレクターとは？

例えば、課題が200個も載っている課題管理表。

課題の内容をよく理解し実効的な管理するには数の限界があります。

一人のプロジェクトマネージャで50個程度が限界の目安と考えましょう。

課題リストがやたらと長くなってしまう原因の多くは、「タスク」や「備忘録」を課題として課題管理表に記載してしまうからです。

「課題≒タスク」については、

・ タスクは課題管理表ではなく、WBSに移行して記載させる
・ ただし、プロジェクトの立ち上げ段階ではWBSの定義が未熟な場合が多いので、一時的な受け皿として、タスクも課題管理表に記載するのを許す場合もあります。

「課題≒備忘録」については、

・ 起票者本人が忘れないためである場合は
　　本人とレビュ担当者だけで共有

・ チーム内外の周知が必要な場合
　当該チーム/個人にメール or 優先順位を落として課題管理表に記載

■　優先度＝　高　中　低　の3段階しかない

課題管理表の「優先度」の欄を高中低にするのはごく一般的です。

しかし実際には、

・ やたらと「中」が多い
・ 「中」のうちどれを優先して着手すればいいのか分かりにくい
・ 「中」の課題が火を噴く

というケースが結構多いのです。

対策としては、優先を番号方式にすること。

こんな感じです。

ポイントは

・ 高中低の3分類だけでなく、優先順位番号をつける
高中低の3分類を使うのもよしとしましょう。
しかし、「中」のうちでも「次は10, その次は20」というように具体的にはどれを次にやればいいのかが分かりやすいように優先順位を番号でつけます。

・ 課題IDの順に進捗報告することをやめて、優先順位番号の順に進捗報告をする
機械的に設定した「課題ID」の順番で週次の進捗報告する場面をよく見かけますが、「課題ID」は優先順位とはあまり関係がないので、よくありません。
週次進捗会議でも課題管理表は課題IDではなく優先順位番号の順に並べてディスカッションをしたほうが効率的です。

課題IDは課題管理表から消す必要はありませんが、課題管理表の右端にあるだけでいいですね。

・ ナンバリングは割り込みしやすいように
1,2,3ではなく10,20,30と番号をうつほうがベター。
例えば、5番目に優先順位が高い課題が発生した時に、10,,20,30,40,45,50と割り込ませるだけで済みます。

■　期限＝完了期限しか書いてない

課題管理表に「期限」の欄が設けているのもごく一般的です。
しかし、完了するべき期限しか書いていないケースをよく見かけます。