時間管理とは、タスクの優先順位！？

多くの人が、１週間でやるべきことリスト、あるいは１日単位で今日は何をすべきか、様々なタスクを手帳やスマホにリストアップし、大事なことを忘れてはいけないと仕事に備えていると思います。

そして、実際にタスクを実行していく段階に入るのですが、そこで問題になるのは、どのタスクから手掛けていけばいいのか、つまり優先順位をどうするのかということになります。

多忙を極めるビジネス・パーソンであれば、ひっきりなしに「いま何をすべきか」を問われながら仕事をしていると思いますが、優先順位のつけ方で、その後の成果や人間関係に大きくかかわってきますので、とても大切なことです。

実際、ビジネス・パーソンは、何を規準に優先順位をつけているのでしょうか。

①「締め切り」「納期」から逆算

ほとんどの人は、優先順位の第一基準は「締め切り」の近さでしょう。とにかく仕事を時間内に終わらせるという意識です。時間的に余裕のあるものは先送りされますが、そのうち、その仕事も締め切りが近づいてきますので、そのときに取りかかるということでしょう。

締め切りが守れないと、自分の評価が下がるだけでなく、次の工程にも迷惑がかかり、プロジェクト全体に影響を与えてしまいますので、「時間内」という基準は無視できないことですが、長期的な生産性や、ビジネスの戦略的な意図を持っているかと言われれば、そうではありません。平たくいえば、仕事をこなすということでしょう。

②「仕事にかかる時間」と「締め切り」のバランスを取る

ふたつめは、一度に使える時間の長さと仕事にかかる時間のバランスを考えたうえでの行動でしょう。ほとんどの人は、１日のなかで、あらかじめ決まったミーティングや商談、ルーティンで決まった時間指定の仕事、上司や顧客から時間を指定された仕事など、あらかじめブロックされた時間があります。

ですから、時間の決まっていない「タスク」は、そのブロックされた以外の時間で行う必要があります。

１日のなかで、自分の裁量で使える時間の長さを考慮し、処理できる仕事を行うという組み立て方です。たとえば、空き時間が３０分しか時間がなければ、メールのチェックや簡単な返信、書類のチェックやアポイントの整理といった業務を行おうとするでしょうし、逆に、２時間や３時間の時間がとれるのであれば、まとまったレポートの作成や企画書の作成、プロジェクトの綿密な計画といったタスクに取り組むことができます。