知っておきたい！働き方改革を実現するためのオフィス改革の基本キーワード

オフィススペースの有効活用につながる［フリーアドレス］

管理職も含めて、個人の席という固定席を廃止し、共有のチーム型テーブルなどを導入します。

これまでの仕事は「紙資料がある場所」に縛られたものでしたが、自席でも紙資料をもたず、無線LANに接続できるノートPCをもつことで、どこからでもクラウドスペースに接続でき、場所を選ばずシームレスに仕事ができる環境を構築します。ロッカーやキャビネットを整備し、PCは出退勤時に収納すれば、セキュリティも確保できます。

固定電話も極力削減し、内線用PHSなどを携帯すれば、どこでも入電に対応でき、無駄な取次ぎなども減少します。

チーム型のテーブルで仕事をすることにより、チーム内での情報共有やコミュニケーションも活性化します。管理職も含めて同じテーブルにつくので、物理的・心理的距離も短くなり、意思決定が迅速になります。とくに、外出が多い営業職や、自由な意見や交流が重要になる企画職では、フリーアドレスが生産性の向上が期待できます。

リモートワークと組み合わせることによって、社員数と同じスペースを確保することが不要になり、コスト削減や、スペースの有効活用につながります。

最近では、PCに向かいっぱなしのエンジニアが、集中力が途切らせることなく立って仕事ができるスタンディングデスクや、座る人の健康も考えて設計されたオフィス家具なども注目されています。

機動性を高める［フリー会議スペース］

会議室不足はどのオフィスでも慢性的なものとなっています。必要なタイミングで機動的に会議をすることができないのは大きなストレスであり、効率の悪さを生んでいます。また、会議につきものの資料の印刷や配布なども、多くの時間や手間がかかっています。

予約不要ですぐに集まれるフリースペースをオフィス内に設置すれば、思い立ったらすぐに集まれるようになります。

資料投影用のモニターを設置すれば、持ち込んだノートPCで紙資料を配布することなく情報共有できますし、ネットワークにつなぐことによって、リモートワーカーも参加できるWeb会議も開催できます。

時間・場所を制限しない働き方を実現する［リモートワーク］

ICTを活用することで、オフィス以外の場所で、時間や場所の制限を受けずに仕事をする働き方です。リモートワーク制度を導入すれば、妊娠や育児、介護といった個人的な理由で就労をあきらめてきた人々が働くことができるようになります。また、場所に左右されずに優秀な人材や豊富な労働力を確保することができます。