知的生産性を高める手帳術

営業職にしろ、生産部門にしろ、あるいは、管理部門や研究部門にしても、「生産性を上げろ」とはよく言われることです。

生産性を上げるとは、より少ないリソースで、より多くのアウトプットを出すことですが、もちろん、やみくもにアウトプットを出せばいいということではありません。付加価値を持ち、最終的には収益につながるものでなければなりません。

ものづくりや生産現場では、製造工程が見えるため、生産性は理解しやすいと思いますが、問題は、多くのビジネス・パーソンが従事する知的労働における生産性です。

実際に、同じリソースを使っているように見えて、企画書や報告書をつくるのが早い人、同じ時間を使っているのに、アウトプットした企画やアイデアのクオリティが高い人、短い会議の時間でチームメンバーの意見をまとめ、方向性を打ち出す人、同じような作業を繰り返さない人、など、頭の回転の早さや手際の良さ、仕事の組み立てがうまい人は、少数ながら存在します。こういう人のことを、知的生産性が高いと言いますが、これからのキャリアや仕事内容に大きな影響与えます。

この知的生産性は、頭の中のことが大半なので(PC、ITスキルの問題はあるにせよ)、どのようにすれば、早くてクオリティの高いアウトプットを出すことができるのか、なかなか標準化できないのが現状なのかもしれません。

知的生産性を上げるには、日々の知識の収集と知的思考力を上げるトレーニングが必要なのは言うまでもありませんが、手帳の持つ計画性とタスク管理の機能をうまく活用して、知的生産性を上げることも可能です。

・準備に時間をかける

知的生産性を上げるには、作業のやり直しや中断によるロスをできるだけ避けたいところです。やる仕事の目的、必要なリソース、関係者への確認など、準備や初期段階のプランニングが、質と時間を決める大きな要素です。できるだけ早く仕上げようと、すぐに行動に移したい気持ちは分かりますが、計画と準備に時間をかけ、不安がある部分に関しては確実に対処しておく必要があります。

・日頃からのインプットを増やす(インプット時間を計画する)

日頃から知識を蓄積している人には、どれだけ付け焼き刃的に情報を詰め込んだところで、かなうわけがありません。ベースとなる知識と情報、あるいはネットワークがあることで、アウトプットの幅も広がります。知識を蓄積するためには、たとえば、金曜日の７時から9時までは、情報収集と知識の整理時間としてスケジューリングするなど、普段から情報収集を計画しておくことが大切です。