「Eliminate（排除）、Combine（結合）、Rearrange（交換）、Simplify（簡素化）」を使って仕事を効率化

やめられず、統合もできない場合は、「Rearrange（交換することはできないか）を考えます。業務の順序、担当者、スケジュールなど、別の業務に入れ替えることができないかを考えます。これは、その業務がボトルネックになっていたり、突出して負荷が大きいような業務の場合、必要なプロセスであることは間違いなさそうですから、担当者を変えたり、違うやり方を探ったりすることが必要です。

最後に「Simplify（簡素化できないか）です。やめることもできず、代替案もなければ、どうすれば簡素化できるかを考えるしかありません。業務内容をこまかく分析し、負荷の大きなタスクを分業化やデジタル化によるシステム化など、高度な改善案が必要となることもあります。

「ECRS」を日々のタイム・マネジメントに生かす

毎日、多くのルーティン作業を行っていると思いますが、長年の間習慣的に積みあがった仕事は簡単には変更できないことも多いかもしれません。

ですから、ECRSの項目に関しても、一気にできることは少なく、無意識に行っている仕事をいかに効率化するかがメインになってきます。

手帳のタスク・リスト欄に、「E」「C」「R」「S」と記入し、以下の問いを毎日自分に行ってみましょう。

「E：今日、これまで行ってきた活動の中で、やめられるものはないか？」

「C：これまで行ってきた仕事で、統合できるものはないか？」

「R：これまで行ってきた仕事で、別の仕事に置き換えられるものはないか？」

「S：これまで行ってきた仕事で、簡素にできることはないか？」

そして、どれでもよいので、何かひとつ、毎日アイデアを書きとめてみましょう。日々のルーティンとしてやっている業務の中には、いつの間にか当初の目的とずれてしまったり、世の中の状況が変わっていたりして、実はやらなくてもよいことがあります。

1週間でいくつかのアイデアがそろえば、実行に移します。自分だけで済んでしまうことであれば、すぐに実行に移しましょう。それで時間を生み出すことができれば、その時間でできることを計画します。

ほかのチームメンバーが関わることであれば、整理した上で、上司やチームメンバーに相談してみましょう。業務プロセスは多くの人が関わり合いながら進行し、予算が必要なこともあるでしょう。書き留めたアイデアがチーム力の改善につながれば、次は、「ECRS」への取り組みをチームメンバーで行えば、さらに大きな仕事に発展する可能性も出てきます。

フランクリン・プランナーでは、「ECRS」のフレームワークを活用できるリフィル形式のフォームを用意しています。

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