「Eliminate（排除）、Combine（結合）、Rearrange（交換）、Simplify（簡素化）」を使って仕事を効率化

仕事を効率化、合理化するためのヒントとして、さまざまなモデルが提唱されていますが、その中のひとつに、「ECRS」と呼ばれる改善の4原則があります。

今多くの企業では社員の働き方改革を進めなければならない一方で労働力不足となってしまうという背反する大きな問題を抱えています。ビジネス・パーソンの立場から見ても、残業時間を減らせと指示を受ける一方で、減ることのない膨大な仕事量に追われているという大きなジレンマを抱えている人が少なくないようです。

しかも、今のビジネス・パーソンの忙しさは、自分自身の成長や目標達成、責任の遂行といった自分のためではなく、自分以外の人たちからのたいして重要ではないことに追われてしまっている印象です。これでは何のために時間を使っているのかよくわからなくなってしまいます。

その状況を解決するには、仕事のやり方を根本的に変えなければならないのですが、長い間かけてできあがった今の仕事のやり方を変えるのは至難の業に思えます。

ピーター・ドラッカーが「知識労働者の生産性を向上させる方法は、仕事を定義しなおすことである。特に、行う必要のない仕事をやめることである」と語るように、何かを始めようとする場合は、そもそもやるべき仕事を再定義し、不必要な仕事をやめ、時間を作り出す必要があります。

ECRS（改善の4原則）

ECRSとは、業務改善を行う上でのポイントを整理したもので、Eliminate（排除）、Combine（結合）、Rearrange（交換）、Simplify（簡素化）の英語の頭文字とっています。

このときに大切になるのが順番です。最初に検討するべき視点が、「E」(排除できる仕事はないか)ということです。私たちは成果を出すために日ごろから努力をしているのですが、意外にも日々の仕事の中で出そうとしている成果は、組織の最終的なゴール・目標に合致していないケースが多く存在します。

無駄な報告書づくりや会議、体裁を整えるだけの業務など、誰にでも身に覚えのあることでしょうし、そうした仕事が1日の大半を占めていたということも少なくないでしょう。

属に言われる「仕事のための仕事」「会議のための会議」などもその最たるものかもしれません。日常の忙しさは、多くの場合、無駄な業務によって占められているものです。

やめることができなければ、次に考えることは「Combine（結合することはできないか）」です。やめることができないなら、複数ある仕事をひとつにできないかということです。ありがちなのは、別な人から依頼されていて、実は同じような仕事というケースです。一つに統合できないかを考えます。異なる複数の人が、同じような仕事をしている場合もこれにあてはまります。