計画と実行、そして結果の精度を高めるには

計画と実行のギャップ、つまり計画したとおりに物事が進んでいかないことに、多くの人が悩んでいます。計画時には想定できない緊急事態は必ず起きますし、体調が悪くやる気が起こらなかったりすることは避けられないので、ある程度のことは仕方のないことかもしれませんが、このような計画は立てたものの、実行できないという結果は、やがて計画を立てること自体をやめてしまうことにつながってしまいます。

計画どおりにものごとが進まないのは、もともとどれくらいかかるのか想定が甘かったり、想定外のことが起きたりという、見込み違いが引き起こすことが原因の大半なのですが、どうすれば計画と実行のギャップを少なくできるのでしょうか。

1週間の30分単位の活動を明らかにする

まず、実際に先週1週間の自分の行動を振り返ってみましょう。ワークタイムにおける実際の行動を30分単位で克明に洗い出してください。できれば、「資料の作成 3時間」というのではなく、作業の内容、「ネットでデータを探す」「電話での相談」など、細かく行動の内容まで書き出してください。

すると、まず自分自身で驚くのが、毎日ルーティンワークとして同じ行動を繰り返している人は別として、たかだか1週間の多くの時間の行動を正確に思い出すことができません。

結局、どの仕事をどこまで仕上げるのかに関して、リソースや必要時間がわからずじまいになってしまい、次に計画を立てる際に、同じことを繰り返してしまいます。

3時間程度の時間を使って資料を作成するのであれば、「手書きでポイントの書き出し 30分」「インターネットでデータ調査 30分」「電話での相談 15分」「資料まとめ 60分」など、できるだけ細分化した計画を作成してみましょう。

そしてその計画通りに実行したかどうかを振り返り、実際にどの程度の時間がかかったかをチェックします。この作業をしばらく繰り返せば、自分自身の癖や傾向も含めて、どんな仕事にどれくらいの時間がかかるかが見えてくるでしょう。

計画以外のことに対処する

忙しい人ほど、途中で邪魔が入ります。電話での指示・依頼、メールへの対応など、3時間の予定時間のなかには、かなりの時間を割く緊急なことが起こります。この時間をゼロにすることはできませんので、その分のバッファを見ておくことも大事です。

また、現実問題として、3時間ずっと集中力を保つことは不可能に近いことです。自分では3時間かけてやったと思っていても、実際には、2時間15分しか実際の作業時間はなく、45分は別のことをやっていたり、休憩していたりします。