コミュニケーションが難しいメンバーを動かす３つの原則

やる気や以心伝心に依存したコミュニケーションは効果なし。
共通基盤に基づくコミュニケーションで、チームメンバーに動いてもらう

　マネジメントの仕事とは、本来、「人に動いてもらい、目的を達成すること」です。

　コミュニケーションが難しい人材に、ミスなく、最小限の工数で、納期どおりに仕事をしてもらうためには、「見える化」「構造化」「標準化」の３つの原則が必要です。この３つの原則を押さえることで、「コミュニケーションが難しいチームメンバーを、“生産性を阻害する人材”から“生産性を向上する人材”に変えること」が、本連載記事の一貫したメッセージです。

　私は、この３つの原則に基づく仕事の管理をすることで、遠隔地の外国人技術者、メンタル不調のある人、アスペルガー症候群などの発達障害のある人などとのコミュニケーションを、劇的に改善することができました。なぜなら、やる気や以心伝心に依存したコミュニケーションから、ツールやプロセスなどの共通基盤に基づくコミュニケーションへ、シフトさせることができたからです。

「見える化」「構造化」「標準化」で、チームの共通基盤を作り上げる

　多様な背景や行動特性をもつ、同質性の低いチームでは、ツールやプロセスなどの共通基盤に基づくコミュニケーションが欠かせません。共通基盤がなければ、あなたの指示は伝わらないし、基準とすべき品質・コスト・納期も分かりません。

　「見える化」「構造化」「標準化」の３つの原則で、チームの共通基盤を作りましょう（図３参照）。

　１）「見える化」で、問題を早期発見・解決する

　「見える化」とは、業務活動を目に見える形にすることで、問題の顕在化、問題解決の高速化を行うことです。例えば、下記のような手を打ちます。

　・仕事の指示を、口頭ではなく文書にすることで、誤解や抜け漏れを防ぐ。
　・仕事の予定を、スケジューラに予約・共有し、納期の遅れを未然に防ぐ。

　２）「構造化」で、ものごとを理解しやすくする

　「構造化」とは、ものごと全体を、個別の構成要素に分解し、その関係性を明確にすることで、複雑なものごとを理解しやすくすることです。例えば、下記のような手を打ちます。

　・一連の仕事を、１つ１つのタスクに分解し、やるべきことを明確にする。
　・複雑な状況や関係を図解し、仕事の全体像や見通しを明確にする。

　３）「標準化」で、ものごとの基準や認識を合わせる

　「標準化」とは、手続きや項目などを、一定のやり方に統一することで、ものごとの基準や認識を合わせることです。例えば、下記のような手を打ちます。