フランクリン・プランナー・ジャパンの時間管理　 ⑦１歩先行く人のタイム・マネジメント・プロセス

プロセス2　取り組むソリューションを決める

次は、その「to-be」に対して、取り組むソリューションを決めなければなりません。ソリューションとは、その課題を解決するための手立て、方法、手段と考えてください。

当然ここでのソリューションはひとつではありません。

「業界団体とのパイプをつくるために会員となり参加する」「チャネルの市場調査レポートを定期的に提出する」「独自の新サービスをつくる」などといったソリューションを計画します。この段階では、そのソリューションが正しいかどうかはわかりませんので、広くアイデアを集め、優先順位をつけます。

プロセス3　実行計画をスケジュールにおとしこむ

ソリューションを決めたら、実際の行動をスケジューリングすることになりますが、できる限り、この先1カ月から2カ月のスケジューリングを行ってください。

年度の計画だからといって、1年間の計画では遠すぎますし、この先1週間の計画ではすでにスケジュールが埋まってしまっていますので、1日単位や2日単位のまとまった時間を確保するには、せめて1カ月前の計画が必要です。

さらに重要なことは、私たちは一人だけで仕事をすることはできません。自分の仕事のために、他人の貴重な時間を使うことになりますから、相手の計画のことを考慮すれば、計画は早いほどいいでしょう。特にお客様とのコミュニケーションが必要な場合は、特に注意が必要です。提案時期の告知、先方上司へのアポ、同行によるヒアリングなど、中期的なスケジューリングが必要なのは言うまでもありません。

最終的な時間の確保や時間調整は、１～２週間前になってしまうこともありますが、大まかな時間確保は１～２カ月前に行ってください。

プロセス4　デイリータスクを毎日計画し、振り返る

最終的なタスクの計画は、その日の朝、できれば前日の夜に行うようにしてください。

計画は立てても、必ず状況は変化します。昨日までの結果を踏まえ、今日のやるべきタスクをもう一度再計画してください。

フィードバックの対応、やり残し、新しい課題・問題など、1週間前には想定できていなかったことが必ず起きています。前日の夜に計画するほうがいいのは、今日までの変化が鮮明に残っているからです。

人が行動できるのは、「今」だけですから、今日1日何をやるのか、しっかりと確認します。

また、デイリータスクを計画する際、1～2カ月先の計画を確認することを忘れないでください。お客様やチームメンバーへのリマインド、準備、確認事項など、今日のタスクとして計画しておく必要があるものをリストアップしておきます。