生産性の敵「時間泥棒」にどう対処するか 意外に多い自分が原因の時間泥棒

「時間泥棒から逃れたい」時間管理においてよく聞く言葉です。

突然の来客、様々な誘惑、トラブルやアクシデント、顧客（上司）からの急な依頼事等、枚挙にいとまがないほど、私たちは毎日のように時間泥棒に悩まされています。

ただし、時間泥棒といっても様々な種類があります。災害や社会インフラのアクシデントなどの自分ではコントロールできないことに関しては、悩んでも何も生まれません。事前の準備は必要ですが、コントロールできないことは受け入れるしかありませんので、冷静に対処策を考えるだけです。

また、時間泥棒だと感じているのは自分だけで、周囲から見れば「ただのわがまま」に見えていることも少なくありません。

実は、時間泥棒と感じることについては、自分の責任でもあることがかなりの確率であり得ます。つまり、時間泥棒の多くは自分でつくり出しているのです。このコラムでは、自分が引き起こしている時間泥棒について考えてみましょう。

・自分だけ時間泥棒だと思っている

時間泥棒と感じることのうち、もっとも多いのがこのパターンでしょう。よく考えてみると、自分では時間泥棒だと思ったとしても、実は組織にとって、あるいは顧客にとっては必要なことで、時間泥棒どころか重要事項だったりすることがあります。思い当たる人は、お互いのニーズ、求められていることを理解していないということです。自分の役割や立場、求められている結果を今一度考えなおす必要がありそうです。

・忘れていた

どれだけ重要なことであっても、自分の頭になく、計画に入ってなければ、それは時間泥棒となってしまいます。計画時に「もれなく、ダブりなく」計画することが何より大切です。常日頃から、手帳に書く、スマホに入力することを習慣づけることも大切です。

・タスクの処理時間の見込みの甘さ

自分では1時間でできると踏んでいたことが２時間かかってしまうと、その１時間は完全に時間泥棒になってしまいます。計画の甘さはその後の時間の使い方に大きな影響を与えます。

・アウトプットのクオリティが低すぎてやり直しになる

「やり直し」や「修正」も時間泥棒の象徴的な存在です。これは明らかに自分の能力不足か、ニーズの理解不足によるものです。自分の能力を俯瞰的に判断し、不足している知識やスキルを補うタスクも必要となります。

・スキがある

些細な事を頼まれたり、雑用をお願いされたりすることの多い人は、相手に「頼みやすい」と判断されています。自分のスケジュールやタスク、目標等は積極的に開示し、些細な事が入り込むスキをつくらないことも必要です。