時間を浪費しないために。何を行い、何をアウトプットしたか、時間とともに記録する

『時間の記録をとり、その結果を毎月見ていかなければならない。最低でも年二回ほど、三、四週間記録をとる必要がある。記録を見て日々のスケジュールを調整し、組み替えていかなければならない。しかし半年も経てば、再び仕事に流されて些事に時間を浪費させられていることを知る。時間の使い方は練習によって改善できる。だが、たえず努力をしないかぎり、仕事に流される。したがって次にくる一歩は体系的な時間の管理である。時間を浪費する非生産的な活動を見つけ、排除していくことである』（『ドラッカー名著集 経営者の条件』ピーターF. ドラッカー著）

私たちの仕事には、意外なほど雑多なことが多く、いわゆる「無駄な仕事」や「集中力の欠如」によって、多くのことに時間を使われてしまっています。

自分の時間をどのように使っているのかを理解し、どれだけ「些事」に時間を取られているのかを知る必要があると言っています。

なぜ振り返ることができないか

生産性向上に役立つことがわかっているのに、振り返ることをしないのはなぜでしょうか。

ひとつは、すでに自分が「生産性の高いナレッジワーク」をしている時間はほとんどないことを自覚しているケースです。その事実を受け入れたくないのでしょう。

しかし、現在地を知ることができなければ、目標を立てることもできません。たとえ、今は自分の思い描くクリエイティブな仕事が1日に1時間しかできていないとすれば、1時間30分、次は2時間と増やせばいいことです。成長のためには、今の自分を知る必要があります。

もうひとつは、突然の依頼や緊急事態が起こることが多すぎて、事前に立てた計画がほとんど意味をなさないといったケースです。

「忙しい」と常に思っているにもかかわらず、知的生産性がまったく上がらないことは、できる人ほど陥るパターンで、他者からの依頼事項があまりにも多い人に多く現れます。

アウトプットも記録する

作業を記録する際には、自分が行った内容とそれによって得たアウトプットも併せて記録するようにしましょう。

そうすることで、どのような環境、状況、時間の使い方のときに、最大のアウトプットが出るかを理解することにつながります。

時間の使い方を記録するのは意外に大変です。忙しい人は、1日が終わった段階で記録をしても、思い出せないことも多いでしょう。できれば、1日3回程度の振り返り時間を設け、できるだけ詳しく自分の仕事内容を記録してみましょう。

次のドラッカーの言葉を肝に銘じておきたいものです。

『私の観察では、成果をあげる者は仕事からスタートしない。時間からスタートする。計画からもスタートしない。時間が何にとられているかを明らかにすることからスタートする』（『ドラッカー名著集 経営者の条件』ピーターF. ドラッカー著）